作者介绍：薛铁鏻（ICF认证MCC教练），教练吧（Coach8）创始人，曾任新高教集团副总裁、水晶石数字科技集团副总裁、金牛和瑞投资合伙人；中国传媒大学客座讲师；LUXX Profile大师级分析师&中国区首席讲师 ；乐高 Serious Work认证引导师 、国家二级心理咨询师；教练头部企业客户超过60家。

“铁林老师，我感觉自己像个‘兼职保姆’。”

前两天，我在昆明的工作室接待了一位来访的学员，小雅。她也是一名独立教练，做得还不错，但这半年却越做越累。

她跟我吐槽：“为了跟客户约一个时间，我们要在微信上发十几个来回；为了给客户发课前资料，我每次都要去硬盘里翻半天；每次结案都要手动写发票、做归档……这些琐事占用了我80%的时间，让我根本没精力去好好备课，更别提什么‘深度思考’了。”

看着她焦虑的样子，我仿佛看到了十年前的自己。

那时候，Coach8刚起步，我也是恨不得有三头六臂。

直到有一天，我意识到一个极其可怕的事实：

如果一家公司的所有流程，都跑在创始人一个人的“脑子”里，那么这家公司，随时都会因为创始人的“感冒”、“心情不好”或者“记忆力衰退”而瘫痪。

这不仅是效率问题，这是“安全”问题。

在《一人公司》这本书里，保罗·贾维斯提出了“Scalable Systems（可规模化的系统）”的概念。

他认为，“一人公司”之所以能保持“小”的规模，却创造“大”的利润，秘诀就在于他们用“系统”和“工具”替代了“人力”。

今天，我想教你如何把你的“内部大脑”（你的记忆和算力）释放出来，去构建一个强大的“外部大脑”（系统和流程）。

只有当你的“琐事”被系统接管，你的“智慧”才能真正自由翱翔。

1、什么是“外部大脑”？

从“靠记性”到“靠流程”

首先，我们要破除一个误区：系统不是大公司的专利，它是“一人公司”的救命稻草。

所谓“外部大脑”，就是一套将你的工作流程“显性化”、“标准化”并尽可能“自动化”的机制。

为什么要建它？

因为我们的大脑，是一个极其昂贵的“CPU”。它最擅长的是“创造”（比如：做教练、写文章、定战略），最不擅长的是“存储”和“重复”（比如：记日程、发邮件、找文件）。

如果你用你的CPU去干硬盘和脚本的活，那你不仅会累死，还会变笨。

构建“外部大脑”，其实就是三个步骤：SOP化（标准化）→ 模板化（工具化）→ 自动化（无人化）。

2、第一步：SOP化

给你的业务写“说明书”

“铁林老师，SOP（Standard Operating Procedure）听起来好官僚啊，我们小公司需要吗？”

太需要了！

SOP不是为了管别人，是为了解放你自己。

这就好比我们Coach8的“PDCA”循环。没有标准（Plan），你就无法检查（Check），更无法改进（Action）。

怎么做？

请你现在就拿出一张纸，把你工作中所有重复出现超过3次的事情，列出来。

比如：

客户预约流程；

新客户欢迎流程；

教练会谈前准备流程；

结案反馈流程；

文章发布流程；

......

然后，针对每一个流程，写出一个“傻瓜式清单”。

>>> 案例：Coach8的“新学员入学SOP”

在Coach8，如果没有SOP，面对成千上万的学员，我们的教务老师早就疯了。我们把入学拆解成了极细的步骤：

发送《入学欢迎信》（含学习平台账号密码）；

拉入班级微信群；

发送《学员手册》和《Zoom使用指南》；

分配专属班主任（Mentor）；

开启LMS（学习管理系统）的第一课权限。

这一套动作，不管是谁来操作，甚至是不是我来操作，结果都是一模一样的“标准品质”。这就是SOP的力量——它让“卓越”变得“可复制”。

3、第二步：模板化

别总是在“造轮子”

有了流程，下一步就是把流程里需要的“零件”，全部做成“预制菜”。

这就是模板（Templates）。

小雅说她每次发资料都要翻硬盘，这就是典型的“每次都在重新造轮子”。

作为一个“一人公司”的CEO，你的电脑里应该有一个名为“外部大脑”的文件夹（或者Notion页面），里面分门别类地装着：

邮件模板库：欢迎邮件、催款邮件、结案邮件、节日问候邮件……（需要时，复制粘贴改个名即可）。

合同模板库：教练协议、保密协议、企业合作合同……

设计模板库：公众号封面图、朋友圈海报底图、课程PPT母版……（像我在第19章会提到的“复利效应”，模板就是时间的复利）。

话术模板库：常见问题FAQ、客户异议处理话术……

Coach8的实践：我们的导师在做Mentor Coaching（导师辅导）时，都有一张标准的“评估打分表”和“反馈话术指引”。这不仅节省了导师的时间，更重要的是，它保证了无论学员遇到哪位导师，得到的反馈标准都是一致的（基于ICF PCC Markers）。

当你拥有了足够多的“模板”，你的工作就变成了“拼积木”，而不是“烧砖头”。

4、第三步：自动化

让机器为你打工

这是最高级的一步。当流程标准了，模板有了，我们就可以邀请“机器”入场了。

在这个时代，有很多“平价”甚至“免费”的SaaS工具，可以成为你的“数字员工”。

场景一：消灭“约时间”的拉锯战

痛点：“周三下午2点行吗？”“不行，我有事，周四上午呢？”“周四上午我有会……”

解药：使用日历预约工具（如Calendly，或者国内的腾讯会议预定、金数据预约）。

操作：你只需把你的“空闲时间段”设置好，生成一个链接扔给客户。客户自己选时间，系统自动扣减库存，自动发送会议链接，自动添加到双方日历。

结果：全程零沟通，效率提升100倍。

场景二：打造“不打烊”的知识库

痛点：每天回答客户重复的问题：“教练是什么？”“怎么认证？”

解药：使用Notion或飞书文档，建立一个公开的“知识库”或“Wiki”。

操作：把你的文章、常见问题、服务介绍，全部整理成结构化的文档。

结果：客户问问题，直接丢链接。这不仅高效，而且显得你极度专业。

Coach8的终极自动化：翻转课堂系统

我在Coach8做的最骄傲的一件事，就是把“教学”也自动化了。

我们的LMS系统，会自动根据学员的进度，解锁录播视频；学员看完视频，系统自动弹出测试题；测试通过，系统自动开放直播课的预约权限……

这套系统，就是Coach8的“超级心脏”。

它让我（薛铁林）即使在昆明游泳、喝咖啡的时候，全球的学员依然在有条不紊地学习、晋级。

写在最后：系统的本质，是“爱”

我知道，有些教练会抗拒“系统”，觉得它冰冷、死板，没有人情味。

但我想告诉你：系统的本质，其实是“爱”。

因为有了SOP，你不再会因为疏忽而遗漏客户的重要信息，这是对客户的负责。

因为有了自动化，你从琐事中节省下来的每一分钟，都可以用来为客户做更深度的聆听，或者陪伴你的家人，这是对生命的尊重。

建立“外部大脑”，不是为了让你变成机器，而是为了让你更有资格，做一个有温度、有创造力的“人”。

所以，别再让你的大脑超载了。

【今日行动清单】

1、“抓虫”：回想这一周，哪件事是你做了3次以上，且感到厌烦的？

2、“固化”：为这件事，写一个简单的“三步走”SOP。

3、“装备”：如果可能，找一个工具（比如文档模板或日历工具）来接管它。

做完这一步，你会听到那声清脆的、锁链落地的声音——那是自由的声音。

现在，请在留言区告诉我：你打算最先“SOP化”的一项工作，是什么？