在许多生产厂区、物流园区或工业园，访客登记一直是一件“看起来简单、做起来麻烦”的事。尤其是在访客频次高、安全要求高的厂区，传统的手工纸质登记方式早已暴露出一系列问题，不仅影响效率，更存在安全隐患。本文将结合实际场景，分享以下如何借助简单免费的表单工具——草料二维码，实现访客的电子化登记。无需复杂系统和服务器部署，小厂区也能用得起、用得好。

一、传统纸质登记存在的问题

1.效率低、统计难

纸质登记看似方便，实则耗时。试想：访客到达门岗，保安翻开笔记本，递上笔，访客再慢慢填写姓名、电话、来访事由……整个过程少说也要一两分钟。如果碰上高峰期，门岗前排起长队，效率可想而知。更别提字迹潦草、内容缺失的情况时有发生，等到月底需要统计访客数据时，面对一堆手写记录，简直无从下手。

2.信息调取困难

如果某天需要查阅某个时间段的访客记录，管理人员只能捧着厚厚的登记簿一页页翻找。很多厂区都不止一个出入口，记录分散在不同门岗，统一整理更是难上加难。时间一长，纸质记录还可能丢失或损坏，追溯起来费时费力。

3.核验不严，安全隐患大

纸质登记的随意性也是一大问题。有的访客敷衍了事，随手写个名字就放行；有的甚至直接留空，保安也睁一只眼闭一只眼。对于涉及机密生产线或需要分级管理的厂区，这种“形式主义”的登记方式根本无法保障安全。

二、访客登记为什么要电子化？

相比传统方式，电子化登记不仅提升效率，更能把登记这件小事变成一件“有数据、可回溯、有制度感”的事情。

1.扫码填写，快速上手

访客只需掏出手机，用微信扫一扫二维码，几秒钟就能完成信息录入。无需工作人员在一旁盯着，也不用担心字迹潦草。登记完成后，数据自动生成电子记录，后台实时同步，省时省力。

2.权限控制，数据更安全

电子化系统可以灵活设置权限，比如访问不同厂区可以设置成不同的登记表单，确保信息互不干扰。管理员还能限制查看权限，只有授权人员才能访问访客数据，安全性大大提升。

3.兼顾预约与临时登记

支持访客提前预约登记，到达厂区后，门卫快速查看预约凭证然后放行；也支持现场扫码即时填写。对于严格管理的厂区，还能要求离厂时门卫再次核验，精准记录访客的停留时间。

三、用草料二维码，零成本实现电子化登记

市面上有很多简单并且低成本的工具。比如草料二维码，免费就能用，不用开发，只需几个简单步骤，就能搭建一套完整的访客登记流程。

1.访客扫码填写，提交即成电子凭证

表单中可设置姓名、手机号、来访单位、拜访对象等字段，访客填写后即生成带有来访信息的页面或凭证，可用于门岗确认。

2.后台统一管理，一键导出记录

所有登记信息自动汇总到草料后台，管理员可以按时间、厂区等条件进行筛选，也可以按天、周、月导出Excel用于台账留存。

3.多种场景灵活适配

可以根据公司的管理要求，设置不同的登记严格度。除了最基础的扫码登记访客信息，还能设置是否需要扫码核验后才能放行，凭证的有效时间，离厂二次核验等，满足不同的管理需求。

四、访客登记二维码落地教程

第一步：修改表单内容

进入草料二维码官网的“模板库”，选择合适的模板，比如使用“公司访客登记”，根据公司的管理要求，修改表单字段内容，比如增加手写签名，设置必填项等。

第二步：配置来访凭证模板

在“提交成功页”设置好生成的凭证样式，包括访客姓名、编号、被访人等，方便门岗核查使用。

第三步：生成二维码用于张贴或分享

将生成好的二维码打印张贴在门岗、厂区大门，或者在预约通知中提前发送给访客，也可以嵌入到公司的微信公众号菜单中。

第四步：数据导出和管理

通过草料二维码后台、草料小程序都可以查看访客数据，支持一键导出所有访客数据，也能通过API对接内部系统或BI工具，生成数据报表。