在数字化办公时代，打印机早已不再是简单的“纸张输出工具”，而是企业数据流转的关键节点。

一份打印的合同可能泄露商业机密，一张未及时收回的财务报表可能引发合规风险，甚至员工随意打印私人文件也会导致资源浪费——据统计，企业每年因无效打印产生的成本高达总办公支出的15%。

更严峻的是，传统打印管理存在“三无”困境：无记录（不知谁打了什么）、无追溯（无法定位泄露源头）、无管控（敏感文件随意输出），让企业数据安全暴露在巨大风险之中。

一、为什么必须查看打印机记录？三大核心价值揭秘

防泄密：从“事后追责”到“事前预警”

通过记录打印时间、用户、文件内容关键词，可快速定位异常打印行为（如非工作时间批量打印、敏感文件高频输出），将数据泄露风险扼杀在萌芽状态。

降成本：杜绝“隐形浪费”

分析打印记录可识别“打印大户”（如某些部门或员工过度打印彩色文件），通过设置配额或审批流程，直接降低耗材和纸张成本。

合规审计：满足等保2.0、GDPR等法规要求

金融、医疗等行业需留存操作日志以备监管检查，完整的打印记录是合规审计的重要依据。

二、三种查看打印机记录的方法分享

方法一：部署第三方软件——金刚钻（推荐：功能全面，适合企业级管控）

一款专为企业设计的终端安全管理软件，其打印机管控模块可实现打印记录的实时审计、水印追溯、权限控制等功能，彻底解决传统打印管理的盲区。

1. 打印记录审计：精准追踪每一份文件

全流程记录：自动捕获打印任务的文件名、打印时间、用户账号、打印机名称、页数、份数等关键信息，并生成不可篡改的日志。

关键词检索：支持按文件名、用户、时间范围等条件快速定位历史打印记录，提升审计效率。

异常行为报警：当检测到非工作时间打印、高频打印等异常行为时，立即向管理员发送告警通知。

2. 打印水印：防泄密与责任追溯

动态水印：为打印文件添加用户姓名、打印时间、IP地址等动态信息，即使文件被拍照或复印，仍可追溯源头。

自定义水印模板：企业可根据需求设置水印位置、字体、透明度，平衡防伪与阅读体验。

3. 禁止打印：严格管控敏感数据输出

按用户/部门禁止：为研发、财务等敏感部门设置打印白名单，仅允许授权设备打印。

审批流程：员工提交打印申请后，需经主管审批方可执行，全程留痕。

4. 部署步骤

安装客户端：在需管控的终端上安装金刚钻客户端。

配置策略：在管理端设置打印审计规则、水印模板、权限策略。

实时监控：管理员可通过管理端查看实时打印任务，或导出历史记录进行分析。

方法二：通过打印机内置日志查看（适合小型办公场景）

多数网络打印机支持通过Web管理界面或内置菜单查看打印记录，操作步骤如下：

1. 获取打印机IP地址：在打印机面板中查找“网络设置”或“TCP/IP配置”，记录IP地址（如192.168.1.100）。

2. 登录打印机管理界面：在浏览器输入打印机IP地址，进入管理页面（用户名/密码通常为admin/admin或留空）。

3. 查看打印日志：导航至“日志”或“报告”选项卡，筛选时间范围后导出记录（格式可能为CSV或PDF）。

局限性

记录不完整：部分打印机仅保存最近几十条记录，且无法关联用户账号。

易被篡改：本地日志可被管理员或技术员清除，缺乏审计权威性。

方法三：利用Windows事件查看器（仅限本地打印）

若打印机通过Windows系统直接连接，可通过事件查看器查询打印记录：

1. 打开事件查看器：按Win+R输入eventvwr.msc，回车打开事件查看器。

2. 导航至打印日志：依次展开：应用程序和服务日志 → Microsoft → Windows → PrintService → Operational。

3. 筛选打印事件：在右侧操作栏点击“筛选当前日志”，输入事件ID 307（打印任务开始）或308（打印任务完成）。

局限性

仅限本地打印：无法记录网络打印机或共享打印机的任务。

信息有限：仅显示打印时间、文档名，无法追踪用户或打印机型号。

结尾

以上几种打印机打印记录查看方法适配不同的场景，建议企业根据自身规模和安全需求，选择合适的方法或组合使用，让每一份打印文件都在可控范围内流动。

干货码住，安全无忧！